Cinco soluciones de software para cumplir con la factura electrónica obligatoria

La digitalización de la facturación ha dejado de ser una decisión voluntaria. La aplicación de la Ley Crea y Crece y de la Ley Antifraude supone para empresas y autónomos españoles una modificación relevante en la emisión, recepción y administración de facturas. Desde 2026, las compañías con una facturación más elevada tendrán que emitir y recibir facturas electrónicas estructuradas, mientras que las demás deberán hacerlo poco después.

Este nuevo escenario puede generar dudas en muchas organizaciones. No obstante, quienes comienzan a prepararse con antelación comprueban que la factura electrónica no se limita al cumplimiento regulatorio: también puede mejorar la operativa del negocio, reducir errores, agilizar los cobros y aportar una mayor visibilidad de la tesorería en tiempo real. Estas cinco soluciones constituyen una base inicial para ello.

1. Sage: solución de contabilidad y facturación electrónica

Sage proporciona una base para que las empresas afronten la factura electrónica. Sus soluciones se ajustan a la normativa española en vigor, incluidos los requerimientos de Verifactu, la Ley Antifraude y la Ley Crea y Crece. Permiten generar facturas en los formatos estructurados aceptados por la Agencia Tributaria, recibir facturas electrónicas de proveedores y automatizar la gestión de todo el ciclo de facturación.

Con Sage, la facturación puede dejar atrás los procesos manuales y desconectados. La creación, el envío, el registro y la contabilización de las facturas se realizan de forma integrada, evitando introducir los mismos datos dos veces. Sage dispone de soluciones adaptadas a autónomos, pymes y empresas medianas según la dimensión de cada negocio.

Por qué es importante: Sage permite cumplir con la normativa desde el inicio y convierte una exigencia legal en una mejora práctica de los procesos de facturación.

2. Pipedrive o Salesforce: solución CRM

La factura electrónica alcanza una mayor eficiencia cuando se vincula al proceso comercial del que procede. Si el CRM y la herramienta de facturación funcionan por separado, la información de clientes y pedidos debe registrarse en dos ocasiones, lo que puede provocar retrasos y errores. Al conectar plataformas CRM como Pipedrive o Salesforce con el software de facturación, los presupuestos y pedidos pueden transformarse automáticamente en facturas.

Asimismo, conocer la evolución del pipeline comercial permite al área financiera prever los ingresos esperados y organizar la tesorería con más exactitud.

Por qué es importante: Vincular el CRM con la facturación evita la duplicación de datos, disminuye los errores y mejora la previsión de tesorería al relacionar las oportunidades comerciales directamente con los ingresos reales.

3. DocuSign o Validated ID: solución de firma electrónica

La validez de una factura electrónica exige garantizar tanto la autenticidad de su origen como la integridad de su contenido. La firma electrónica reconocida, sustentada en un certificado reconocido, es una de las vías aceptadas para lograrlo. Herramientas como DocuSign o Validated ID permiten firmar documentos de manera legal y segura desde cualquier dispositivo.

Dentro de la facturación electrónica, la firma digital cobra especial importancia para las empresas que deben acreditar la autenticidad de sus facturas más allá del uso de formatos estructurados. También puede aplicarse a contratos, propuestas y otros documentos que necesiten validez jurídica.

Por qué es importante: La firma electrónica reconocida proporciona validez jurídica a los documentos digitales y forma parte esencial de un proceso de facturación plenamente desmaterializado.

4. Stripe o GoCardless: solución de cobros automatizados

La posibilidad de acortar el ciclo de cobro es uno de los beneficios más concretos de la factura electrónica. Los plazos de pago pueden reducirse cuando el cliente recibe la factura en un formato estructurado que sus sistemas pueden procesar automáticamente. Integrar la facturación con una plataforma de cobros automatizados, como Stripe o GoCardless, amplía este beneficio.

Al utilizar una plataforma de cobros conectada, el cliente recibe junto a la factura un enlace para pagar y puede hacerlo inmediatamente. La conciliación se realiza de manera automática, mientras que el sistema de facturación muestra en tiempo real si cada factura está pagada, pendiente o vencida.

Por qué es importante: Reducir el plazo de cobro repercute directamente en la tesorería de la empresa y limita el tiempo destinado a reclamar impagos.

5. Holded o Billin: solución de archivo y gestión documental

La regulación establece que las facturas electrónicas deben conservarse durante los periodos legales aplicables, en formato digital y de un modo que permita acceder a ellas y verificarlas en cualquier momento. Un sistema documental apropiado asegura que los documentos estén ordenados, puedan recuperarse y respondan a las exigencias de trazabilidad.

Para autónomos y pymes sin capacidad para implantar soluciones empresariales complejas, plataformas como Holded o Billin incorporan la gestión documental a la facturación. Esto facilita el archivo organizado de las facturas emitidas y recibidas.

Por qué es importante: Mantener un archivo digital accesible y ordenado resulta esencial para atender requerimientos de la Agencia Tributaria y conservar el control sobre el historial de facturación de la empresa.

Preguntas habituales

¿En qué momento será obligatoria la factura electrónica para mi empresa?

La implantación de la obligación será gradual. Las empresas cuya facturación anual supere los 8 millones de euros serán, previsiblemente, las primeras obligadas en 2026. La exigencia se aplicará dos años más tarde al resto de empresas y autónomos. Aun así, desde la primera fase todas las empresas deberán poder recibir facturas electrónicas, sin importar su tamaño.

¿En qué se distinguen Verifactu y la factura electrónica?

Se trata de obligaciones vinculadas, aunque no son iguales. Verifactu hace referencia al sistema para emitir facturas verificables, que entró en vigor en julio de 2025 mediante la Ley Antifraude y afecta al software de facturación empleado. La factura electrónica, en cambio, deriva de la Ley Crea y Crece y exige emitir y recibir facturas en formatos estructurados e interoperables. Es necesario cumplir ambos requisitos, y la mayoría de los programas de facturación actualizados ya incluyen las dos exigencias.

¿Basta con enviar una factura en PDF por email?

No. La normativa española de factura electrónica no considera válido como factura electrónica un PDF enviado por correo electrónico. La factura debe utilizar un formato estructurado, como Facturae, UBL o XML, que permita a los sistemas de ambas partes tratarla automáticamente. Los programas de facturación homologados generan estos formatos de forma automática.

¿Qué sucede si mi empresa no se adapta a tiempo?

Las empresas que no estén en condiciones de emitir o recibir facturas electrónicas cuando la obligación sea aplicable pueden afrontar dificultades en sus relaciones comerciales, posibles sanciones de la Agencia Tributaria y obstáculos para trabajar con compañías que ya utilicen factura electrónica. Iniciar la adaptación con suficiente tiempo es la opción más segura para prevenir estos riesgos.

¿Debo modificar toda mi gestión contable para cumplir con la factura electrónica?

No siempre. Cuando el software de facturación y contabilidad ya está actualizado y homologado para la factura electrónica, puede bastar con habilitar las funciones necesarias y actualizar las bases de datos de clientes. Si la solución actual no está adaptada, este puede ser un momento adecuado para valorar una herramienta que cubra las necesidades de factura electrónica, contabilidad y gestión empresarial.